Appel à candidature

 

APPEL A CANDIDATURES RELATIF A L’AMENAGEMENT, L’EXPLOITATION ET LA GESTION D’UN ETABLISSEMENT DE CAFE-RESTAURATION LOCALISE SUR LE CAMPUS DIPLOMATIQUE DE L’AMBASSADE DE FRANCE ESPACE DES LETTRES

« LE CAFE DES LETTRES »

(REPONSES ATTENDUES pour le 9 octobre 2023 à 23h59)

L’objet de cet appel à candidatures est la signature d’une convention d’occupation précaire relative à l’aménagement, l’exploitation et la gestion d’un établissement de café-restauration de type bistrot français, le « Café des Lettres », localisé à l’Espace des Lettres du Campus Diplomatique de l’Ambassade de France au Liban, pour une durée de trois ans.

La mise à disposition de cet espace sera réalisée dans les meilleures conditions de qualité, de transparence et de mise en concurrence. Une commission de sélection des propositions qui auront été rendues, composée de représentants de l’Ambassade de France et de l’Institut français du Liban, se réunira afin de considérer les propositions recevables et pouvant faire l’objet d’une analyse approfondies.

Les dossiers de candidature proposés seront analysés à la lumière des 6 critères suivants :

  • qualité du dossier présenté et pertinence de l’offre par rapport au cahier des charges de l’appel à candidatures ;
  • qualité, variété et originalité de la carte et des menus envisagés ;
  • tarification des plats et produits proposés à la carte et aux menus afin de répondre aux attentes de plusieurs segments de clientèle ;
  • projet de dynamisation du lieu mis à disposition, d’ouverture à une clientèle variée, d’animation intégrée à l’environnement immédiat et en synergie avec l’Institut Français;
  • références, renommée et clientèles préalables et actuelles, assise financière ;
  • proposition tarifaire en matière d’investissement initial et de redevances périodiques ;

Les propositions retenues feront l’objet d’une présentation formelle et interactive devant la commission de sélection pendant une durée ne pouvant excéder une heure trente chacune.

A la demande de la commission de sélection, la dégustation d’une sélection de produits de la carte proposée par chacun des soumissionnaires pré sélectionnés pourra être organisée.

Constitution du dossier de réponse :

1)Lecandidatdoitfournir undescriptifdétaillédel’organisationqu’ilenvisagedemettreen place pour l’exploitation de l’établissement de café-restauration concept envisagé, personnel, prestations, animation, segments de clientèleciblés…).

  1. Le candidat doit préciser les prestations, produits et plats, avec leur gamme tarifaire, qu’il envisage de proposer sur sa carte et sur ses menus quotidiens pour répondre aux différents moments de la journée.
  1. Le candidat doit préciser le montant de la redevance et la part variable sur le chiffre d’affaires qu’il s’engage à régler trimestriellement. Ces montants peuvent faire l’objet d’une proposition évolutive pendant la durée de la convention. 
  1. Le candidat doit détailler les investissements qu’il s’engage à réaliser au sein de l’établissement mis à sa disposition.
  1. Le candidat doit fournir tous les documents nécessaires permettant de s’assurer de ses références, de sa renommée, de sa clientèle actuelle et passée, de son assise financière.

Le dossier de réponse devra être présenté exclusivement en français.

Les offres sont à adresser au Secrétaire général de l’Institut français du Liban, en version électronique via le site Wiinio : https://institut-francais-du-liban.wiin.io/fr/applications/cafedeslettres au plus tard le 9 octobre 2023 à 23h59.

 

CAHIER DES CHARGES

L’objet de l’appel à candidatures est la sélection d’un Bénéficiaire pour la mise à disposition à titre précaire et révocable d’un espace aménagé et équipé, dénommé « Café des Lettres », situé au rez-de-chaussée du bâtiment de l’Institut Français, dans l’enceinte de l’Espace des Lettres du Campus Diplomatique, rue de Damas à Beyrouth, pour une durée de trois ans.

Ce lieu aménagé et équipé est proposé « en l’état », en vue de l’aménagement complémentaire, l’exploitation et la gestion d’un établissement de café-restauration, pour une durée de trois ans, du lundi au samedi, de 7h30 à 23h00.

La convention prendra effet dès sa signature, envisagée courant janvier 2024.

Le Café des Lettres est constitué d’un espace intérieur de 85 m², d’un espace cuisine attenant de 30 m² et de sanitaires de 10 m², le tout totalisant une surface couverte de 125 m² environ. Une réserve est également mise à disposition à proximité.

La surface d’exploitation de l’Etablissement pourra être étendue aux terrasses extérieures, dites

« coursives de l’IFL » et à la pelouse attenante.

Un projet de réaménagement, de restructuration, ou d’embellissement du lieu mis à disposition devra être présenté dans la réponse à l’appel à candidatures. Ce projet devra être détaillé et son budget devra être précisé. Sa réalisation, préalable à l’ouverture au public, sera sous l’entière responsabilité du Bénéficiaire sélectionné.

Seront à la charge intégrale du Bénéficiaire de la convention :

  • les travaux de toutes natures ainsi que l’entretien courant de tous les équipements et mobiliers mis à disposition ;
  • les charges liées à la consommation de gaz ;
  • l’entretien des locaux ;
  • la mise à disposition éventuelle d’une connexion Wi-Fi pour la clientèle.

Le fonctionnement courant de l’établissement qui relèvera de la seule responsabilité du Bénéficiaire de la convention, devra être réalisé en synergie et conformité avec les objectifs et l’esprit de l’Ambassade de France, et plus particulièrement avec ceux de l’Institut Français (IFL). Pour cela, le Bénéficiaire de la convention devra être en mesure d’ajuster son offre de restauration afin d’accompagner pleinement la vie culturelle de l’IFL pour contribuer à sa valorisation et au renforcement de son image. Le Bénéficiaire de la convention devra faire preuve d’initiative en proposant des prestations de café-restauration adaptées aux différents événements organisés par l’Ambassade de France et l’IFL avec lesquels il devra entretenir des liens étroits.

Le Bénéficiaire devra s’engager à fournir des prestations de café-restauration sur la base d’une carte évolutive et de fourchettes de prix adaptées et abordables à un ensemble de publics larges et diversifiés, susceptibles de fréquenter l’Espace des Lettres : personnels locaux et expatriés des services localisés sur le périmètre de l’Espace des Lettres, étudiants, professionnels, visiteurs adultes et enfants.

La carte et les menus quotidiens seront évolutifs en fonction des saisons et des produits frais disponibles. La variété, la qualité et la fraicheur des prestations proposées devront être privilégiées. Une offre de plats français devra être proposée.

Les prestations de l’établissement seront déclinées selon la période de la journée : petit déjeuner, déjeuner, service de l’après-midi ou goûter, offre de début de soirée ou après-travail, diner.

Le candidat devra préciser dans son dossier de réponse les prestations, produits et plats qu’il envisage de proposer sur sa carte et sur ses menus quotidiens pour répondre aux différents moments de la journée.

Le Bénéficiaire de la convention pourra être sollicité pour assurer une prestation de traiteur dans le cadre d’événements organisés par les services français localisés sur l’Espace des Lettres.

Une offre de vente à emporter, accessible par divers canaux devra être proposée tout au long de la journée, cette activité devant demeurer minoritaire et ne pas impacter le cadre des lieux qui restent avant tout destinés à la restauration sur place.

Le Bénéficiaire devra veiller à la qualité du service et de l’accueil de la clientèle dans l’établissement. A cette fin, il sera l’employeur de personnels qualifiés qu’il recrutera en nombre suffisant pour la bonne marche de l’établissement. Il assumera directement ses obligations fiscales et sociales, par rapport à la règlementation locale qu’il devra suivre.

Le Bénéficiaire veillera au respect strict des règles d’hygiène et à la qualité sanitaire des produits alimentaires entrant dans la composition des plats et produits proposés.

Le Bénéficiaire sera tenu de suivre toutes les procédures et recommandations de sécurité qui lui seront spécifiées. Il aura l’obligation de contracter toutes les assurances nécessaires à la bonne exploitation et à la protection de l’établissement, de ses personnels et de la clientèle,

L’occupation des locaux sera autorisée moyennant le règlement trimestriel des 3 composantes suivantes :

  • redevance (loyer) dont le montant doit être précisé dans le dossier de réponse ;
  • part sur l’ensemble du chiffre d’affaires (fourchette de 4% à 10%) dont le pourcentage doit être précisé dans le dossier de réponse ;
  • charges de fonctionnement (montant fixe de 300 euros mois et montant variable sur la base de la consommation réelle d’électricité, fournie par le générateur et EDL).

Pour les deux premières composantes, le candidat devra préciser dans son dossier de réponse le montant de la redevance et la part variable sur le chiffre d’affaires qu’il s’engage à régler trimestriellement. Ces montants peuvent faire l’objet d’une proposition évolutive pendant la durée de la convention. Les montants proposés devront être exprimés en euros.

Le règlement trimestriel de la redevance, de la part variable du chiffre d’affaires et de la participation aux dépenses de fonctionnement de l’Espace des Lettres sera effectué dès le premier trimestre d’occupation, à terme échu.

Le candidat devra préciser dans son dossier de réponse les investissements qu’il prévoit de réaliser pour améliorer substantiellement l’établissement mis à sa disposition./.